Administratieve Vrijwilliger (Buddyproject)

• Intake en dossierbeheer: dossiers aanmaken en bijhouden, gegevens registreren en actualiseren, documenten opvragen en archiveren, GDPR-conform werken.

• Planning en opvolging: afspraken inplannen (buddy’s, deelnemers, partners), roosters en beschikbaarheden beheren, aanwezigheid en voortgang opvolgen, herinneringen versturen.

• Communicatie en helpdesk: eerste aanspreekpunt via mail/telefoon, vragen doorverwijzen, standaardantwoorden en sjablonen beheren, nieuwsbrieven en updates uitsturen.

• Vrijwilligersadministratie: aanmeldingen verwerken, screenings- en onboardingstappen coördineren, attesten en vergoedingen voorbereiden, urenregistratie bijhouden.

• Logistiek en events: vergaderingen en vormingen inplannen, lokalen/materiaal reserveren, aanwezigheidslijsten en evaluatieformulieren voorzien.

• Procesondersteuning: draaiboeken en checklists bijwerken, template- en databankbeheer, kleine optimalisaties in workflows en formulieren doorvoeren.

• Financieel-administratief licht: basisregistraties voor kosten/vergoedingen, eenvoudige bestellingen en leveranciersgegevens voorbereiden voor boekhouding.

Gezocht: een zorgvuldige en mensgerichte vrijwilliger die dossiers ordent én mensen vooruithelpt. Iemand die afspraken plant, aanwezigheden opvolgt en documenten netjes verwerkt, terwijl die tegelijk een warm aanspreekpunt is voor duo’s: vragen helder beantwoorden, contactmomenten afstemmen en kort rapporteren. Nauwkeurig, discreet en communicatief sterk, vlot met agenda’s en basis-IT, met een rustige, oplossingsgerichte houding. Beschikbaar op variabele momenten, open voor feedback, en gemotiveerd om samen duurzame matches te laten groeien.