Vrijwillige secretaris

Jouw rol als secretaris: Als secretaris ben jij een onmisbare schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt de voorzitter en het bestuursorgaan, bewaakt het overzicht en zorgt ervoor dat alles correct, transparant en volgens de regels verloopt. Met jouw nauwkeurigheid en verantwoordelijkheidszin hou je niet alleen de administratie op orde, maar waak je ook over de goede werking van de vereniging.

Jouw taken:

Je staat de voorzitter bij in de leiding van de Algemene Vergadering en het bestuursorgaan en vervangt hem/haar bij afwezigheid.

Je ondersteunt en informeert de voorzitter en het bestuursorgaan bij hun werking.

Je roept vergaderingen bijeen (tenzij de voorzitter dit zelf doet) en zorgt voor duidelijke en correcte verslaggeving.

Je beheert de correspondentie van de vereniging (met uitzondering van financiële communicatie), in naam van en in overleg met het bestuur, en archiveert alle documenten zorgvuldig.

Je draagt bij aan open discussies, geeft constructieve feedback en ondersteunt genomen beslissingen.

Je bent verantwoordelijk voor goederen die jou door de vereniging worden toevertrouwd.

Je waakt erover dat de vereniging voldoet aan alle wettelijke, decretale en reglementaire verplichtingen, evenals contractuele afspraken.

Je zorgt voor de correcte bekendmaking van wijzigingen in statuten en reglementen.

Je stelt het beleidsplan en de werkingsverslagen op voor de Algemene Vergadering, na goedkeuring door de Raad van Bestuur.

Je zorgt ervoor dat de ledenlijst steeds up-to-date en beschikbaar is op de zetel van de vereniging, en dat het ledendossier volledig en toegankelijk is (exclusief financiële gegevens).

Je coördineert het vrijwilligersbeleid, inclusief het opstellen en up-to-date houden van het vrijwilligersdossier, met aandacht voor veiligheidsvoorschriften en verzekeringen.

Je bent georganiseerd, nauwkeurig en hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.

Je kan discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Je communiceert helder en professioneel.

Je hebt een kritische blik en denkt oplossingsgericht.

Interesse in verenigingswerk en regelgeving is een plus.

Een verantwoordelijke en veelzijdige functie binnen een geëngageerde vereniging.

De kans om actief mee te bouwen aan het beleid en de werking.

Samenwerking met een betrokken en gemotiveerd bestuursteam.

Ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling.

Een betekenisvolle rol met zichtbare impact.